こんにちは！たけまるです
今日は私が過去に経験した、忘年会の2次会について、これから幹事をする方が知っていたら、失敗を未然に防げるのではないか？と思ったことを記事にしました。
まだ9月だともいえますが、もし幹事をすることが決まっている場合は何かと気になることがある時期だと思います。
私なりにこれはドキッとしたということを書いてみたので、どれか当てはまりそうなものだけでも読んでいただけると幸いです。
それではよろしくお願い致します！
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目次
忘年会の2次会会場を抑える難しさ
私が幹事をした際は、2次会をするということ、そしてそれがカラオケであるということは、すでに会社の中で決まっていました。
そのため、まずやらなくてはいけないことは、2次会のカラオケをする会場の確保でした。
しかし、忘年会における２次会の会場選びとして考えなくてはいけないのは
①忘年会をするのにふさわしい雰囲気であるか
②1次会の会場からスムーズに誘導できる距離であるか
という点が挙げられます。
忘年会シーズンは12月に近づけば近づくほど、予約をとるのが難しくなるという事情もありますが、もし仮に予約が取れそうな店が見つかっても、上記の２点が満たされていないとなると、また再度検討し直さねばならなくなります
また1次会の開催場所が(会社の事情で)決まっていない場合は、②に関してもギリギリにならないと具体的に決まっていかないので、難しいところであったりします
忘年会の２次会をやる場所としてふさわしいか？
ただの同期との飲みの席ならまだしも、忘年会の2次会となると、意外と絞られてしまいます。
私の会社もどちらかというと繁華街にあり、居酒屋に負けないぐらいカラオケ店もあちらこちらにあったのですが、いざ下見に行ってみると、それ相応のお店ばかりでないのだなと分かりました
また、雰囲気の他にも
・大人数で来ても対応できる広さであるか
・ある程度動きやすいスペースが確保されているか
・料理のサイドメニューは充実しているか
なども気になるポイントです
1次会の会場からスムーズに誘導できる距離であるか？
１次会の会場からの誘導において、次の会場までの距離というのは大事であると思います
事前に場所と行き方を伝えておくことも可能ですが、仮にそれをしていたとしても、思った通りにはなかなかいかないものです
またもし自分が幹事なら、先頭に立って誘導しなくてはいけないので、後ろの方までちゃんと付いて来ているかは目視できないことがあります
お話に夢中になってその場にとどまっていたり、違う道に行ってしまって、全員が到着するまでに思いの外時間がかかってしまった・・という状況は十分起こり得ます
そのためには、幹事は自分だとしても、こういった一人ではできない役割は先輩なり同期なりに積極的にお願いしましょう
「１次会の会場からの移動」というのは、食事やゲーム大会などの催しとは違い、パンフレットのメニューには載っていない一見地味な裏方のイベントですが、前もって協力してほしいと伝えておきましょう
自分や協力者が、参加者を誘導する上で動きやすいか否かが、適切な距離を決めるポイントであると思います
あまりに遠かったり複雑であると参加者にも負担がかかってしまいます
予約した後も安心とは限らない「起こりうるトラブルに備える」
前のお客さんが長居していて、予約した部屋に入れない！
前半では会場を確保するのって大変ですね、といったことを書いてきましたが、予約を取ってからもドキッとすることはわりとあります
例えば、色々と下調べした甲斐あって、皆に満足してもらえそうなお店を予約できたとしても、前のお客さんが部屋で泥酔してしまっているなど当日になってみて何らかのトラブルがあると、予約していた部屋に入室できない！ということがあったりします
これはある意味、事前準備の段階で、それらが起こることを予想して、時間ぴったりではなくもう少し時間に余裕をもたせて予約すればよかったとも感じられるのですが
前の会場選びの段階がスムースにいっていなかった場合、場所としては悪くはなくても、時間的に不安が残る場所のチョイスになってしまった、というケースも考えられます
もちろん、予約した時間になったら、その部屋に入室できる権利はあるかもしれませんが、自身でも店員さんにも強制執行のようなことをするのは現実的に難しいと思います
結果的にそうなったら、会社のみんなに待ってもらうことになってしまいますので、気をつけたいポイントです
下見しておくのも大事ですが、不測の事態に備えて、事前に店長さんと「もしもの時どうするか？」のコミュニケーション取っておくと安心であると感じます
長時間社員の人を立って待たせなくてはいけなくなるかもしれませんし、座ってられるような椅子も入り口にそんな多くの数を置いているお店はないはずです
トイレが大渋滞！
もちろんカラオケ店にもお手洗いはあると思うのですが、12月は他の企業も忘年会シーズンであるため、当日は非常に混み合うことが予想されます
またお酒が入っているので中には体調を崩して駆け込まなくてはいけない状況になってしまう人も出てくるかもしれません
そうなった時、もしお手洗いには入れなかったら、その場で戻してしまうかもしれません
そこまで幹事の仕事かと聞かれるとわかりませんが、カラオケ店が入っているビルの共同トイレがどこにあるのかも把握しておくと安心と感じます
ビルの中にあるとわかっていれば、離れたコンビニまで行かずとも済むかもしれません
おわりに
忘年会、２次会と幹事をするとなると色々と予期せぬ大変なこともあるかもしれません。
でも、良いこともあって、年末の催しでは、普段仕事であまり接する機会が少ない部署の人と話す機会があり、幹事をやっているといろんな人に話しかけてもらえます。
私はその時普段は営業部などがある部署にいたのですが、入社した当時研修でお世話になった別の部署の人が自分のことを覚えていてくれたりした時はとても嬉しかったです
またいつもは飲み会に出席することが少ない社員の方の意外な面が知れたりするのも魅力の一つだと思います。
これから少しずつ準備を進めていく中で不安なこともあるかと思いますが、いつかこの「運営する側」の経験が、自分に新しい視点を与えてくれる、そう信じ、前向きに取り組んでいただければと思います。※無理はしすぎないでください
長文最後までお付き合い頂きありがとうございました！
最後まとめ
・できるだけ早い時期に下見しておく
・一人ではできない役割は先輩や同僚に協力を仰ぐ
・不測の事態に備えてお店の機能性を確認しておく
・普段会えない部署の人とも交流できるので楽しいこともある
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